Lập ngân sách cho chiến lược triển khai đa đám mây

Chiến lược đa đám mây có thể nhanh chóng trở nên tốn kém, đặc biệt là khi làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Những gì bạn cần là một “nhân viên kế toán” chuyên cho đám mây để kiểm soát quy trình lập ngân sách và chi tiêu.

Trong thế giới ngày nay, đám mây không chỉ đơn giản là dịch vụ mà các đội ngũ IT có thể sử dụng – đó là dịch vụ duy nhất họ sử dụng cho một số ứng dụng chính. Kết quả là, nhiều công ty đã chuyển sang không gian đám mây do các ứng dụng yêu cầu đến. Những động thái này vốn đã áp đặt chiến lược đa đám mây lên nhiều công ty.

Các doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp dịch vụ đám mây cần xem xét nhiều yếu tố, bao gồm cách làm việc với các nhà cung cấp khác nhau, cũng như cách lập ngân sách và đánh giá chi phí của sản phẩm và tính năng. Mặc dù việc lập ngân sách trên nhiều đám mây có thể nhanh chóng trở nên phức tạp nhưng các đội ngũ IT có thể đơn giản hóa quy trình này bằng cách xác định ai cần tham gia và cách thiết lập ngân sách.

Ai tham gia lập ngân sách cho chiến lược đa đám mây?

Quản lý cấp cao không cần tham gia tích cực vào quá trình lập ngân sách. Họ có thể nhận báo cáo và đặt câu hỏi, nhưng họ không nên liên quan trực tiếp đến việc chi tiêu. Sẽ tốn chi phí cho việc di chuyển, truy xuất và sử dụng dữ liệu trên đám mây. Ban quản lý có thể chỉ thấy chi phí lưu trữ ban đầu – chi phí này càng trở nên tệ hơn khi có nhiều đám mây – và do đó, họ sẽ không hiểu lý do của các chi phí đó.

Những gì doanh nghiệp cần là một kế toán cho các dịch vụ đám mây. Mặc dù vai trò đó có thể không tồn tại chính thức nhưng một kỹ sư hoặc kiến ​​trúc sư cấp cao có thể đảm nhận trách nhiệm lập ngân sách này.

Những gì doanh nghiệp cần là một kế toán cho các dịch vụ đám mây (Kế toán đám mây). Mặc dù vai trò đó có thể không tồn tại chính thức nhưng một kỹ sư hoặc kiến ​​trúc sư cấp cao có thể đảm nhận trách nhiệm lập ngân sách này. Nhân viên này cần có đủ kiến ​​thức kỹ thuật để hiểu các quyết định quản lý ảnh hưởng như thế nào đến các yêu cầu nguồn lực. Kế toán đám mây phải có khả năng xem xét cả ngắn hạn và dài hạn cũng như xem xét chi phí hoạt động. Người này cần có một số hiểu biết về Opex và Capex cũng như các kỹ năng kế toán nhỏ.

Kế toán đám mây cần có cả kỹ năng giao tiếp và kỹ thuật vì họ có thể phải giải thích các khái niệm về đám mây cho những người không có chuyên môn. Nếu người đó có kỹ năng kỹ thuật và tài chính nhưng không thể giao tiếp với các nhà quản lý cấp cao thì ban quản lý sẽ có nhiều khả năng đảm nhận vai trò này hơn. Ví dụ: kỹ năng ngoại giao có thể giúp kế toán viên đám mây giải thích lý do chi phí tăng vọt do mức độ sử dụng cao hơn hoặc các tính năng mới.

Cách thiết lập ngân sách đa đám mây

Khi doanh nghiệp đã xác định được ai tham gia vào chiến lược ngân sách nhiều đám mây của mình, đã đến lúc khảo sát các yếu tố như yêu cầu kinh doanh, hợp đồng đám mây và thanh toán.

Cân đối chi phí và yêu cầu kinh doanh

Ngân sách trên nhiều đám mây bắt đầu với vai trò kế toán đám mây nhưng yêu cầu đầu vào từ các vai trò khác. Quản lý cấp cao có thể giúp cân bằng cam kết với việc giảm chi phí. Ví dụ: kế toán đám mây trình bày cho ban quản lý dữ liệu rõ ràng và ngắn gọn về các mô hình chi phí khác nhau và ban quản lý đánh giá đầu vào kỹ thuật và các cam kết của công ty để xác định đâu là sự cân bằng lý tưởng. Quyết định này dựa trên các yêu cầu về chi phí và kinh doanh – không phải về mặt kỹ thuật – vì vậy nó phải được thực hiện ở cấp quản lý.

Môi trường đa đám mây tiếp tục phát triển và thay đổi dựa trên nhu cầu của công ty, do đó, nó phải được ai đó quản lý một cách linh hoạt.

Đánh giá hợp đồng đám mây

Lý tưởng nhất là các doanh nghiệp muốn hợp đồng đám mây chấm dứt cùng nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải cân bằng giữa việc giảm chi phí với thời lượng dịch vụ cần thiết. Hầu hết các doanh nghiệp đều có các ứng dụng trên đám mây với thời gian sử dụng khác nhau, do đó có thể khó điều chỉnh các hợp đồng đám mây . Điều quan trọng là theo dõi khi hợp đồng hết hạn. Nếu các nhóm muốn thay đổi một ứng dụng phụ thuộc vào các dịch vụ đám mây khác trong môi trường nhiều đám mây, tốt hơn hết bạn nên sử dụng hợp đồng ngắn hơn hoặc hợp đồng theo tháng.

Hiểu các hóa đơn

Một trong những thách thức lớn nhất khi nói đến đám mây là không biết ai chịu trách nhiệm về chi phí và các khía cạnh thanh toán. Sự bối rối và đổ lỗi về việc ai đang làm việc gì thường xuất hiện khi có nhiều người tham gia vào quá trình này. Sự hỗn loạn nhân lên khi giao dịch với một số nhà cung cấp đám mây.

Thanh toán trên nhiều đám mây yêu cầu một kiểu nhân viên quản lý khác, chẳng hạn như kế toán đám mây. Môi trường nhiều đám mây tiếp tục phát triển và thay đổi dựa trên nhu cầu của công ty, do đó, nó phải được ai đó quản lý một cách linh hoạt. Nguồn quản lý duy nhất này cung cấp danh sách kiểm tra, kiểm soát chi phí và báo cáo mà tất cả các nhóm trong doanh nghiệp cần.

Với những hiểu biết sâu sắc này, doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát thành công chi phí môi trường nhiều đám mây của mình. Thành công đòi hỏi một chuyên gia kế toán đám mây có thể tương tác với tất cả các bên liên quan.

Nguồn Tech Target