Không có gì vô hạn: Sự thay đổi của Google Workspace for Education và lý do ngành giáo dục cần đến FileCloud

Trong cả thập kỷ qua, nhiều tổ chức giáo dục đã dựa vào Google Workspace for Education. UX đủ đơn giản cho nhiều người dùng và quan trọng nhất là Google cung cấp nơi lưu trữ “không giới hạn” – điều quan trọng nhất của công cụ dành cho sinh viên, giảng viên, nhân viên và cựu sinh viên, những người đã sử dụng hệ thống để lưu trữ lượng lớn dữ liệu, tập tin, video và các bài thuyết trình.

Thật không may, Google đã chấm dứt chính sách lưu trữ không giới hạn vào đầu năm 2023, giới hạn dung lượng lưu trữ miễn phí gộp chung ở mức 100 terabyte.

Mức này gần như không đủ dung lượng lưu trữ cho nhiều trường đại học, với một số trường, đặc biệt là những trường có quy mô nghiên cứu lớn, đạt tới lượng lưu trữ trên 2.000 TB . Và các trường đại học không thể chỉ trả phí một lần để nâng cấp bộ nhớ mà thay vào đó, họ phải trả phí cho một cấp độ mới của Google Workspace for Education, ngay cả khi tất cả những gì họ muốn làm là tăng không gian lưu trữ.

Trong khi một số trường đại học chỉ mới bắt đầu giới hạn dung lượng lưu trữ của sinh viên, cựu sinh viên, giảng viên và nhân viên, điều này đã dẫn đến việc một số trường đại học đang tìm kiếm một công cụ lưu trữ và chia sẻ file mới. Suy cho cùng, nếu họ phải trả tiền để có một công cụ thì tại sao không mua luôn một công cụ có nhiều công dụng, chức năng và tính bảo mật cao hơn Google Workspace?

Đó là lý do tại sao nhiều người trong lĩnh vực giáo dục đã bắt đầu chuyển sang FileCloud.

Tại sao FileCloud lại là giải pháp hoàn hảo cho ngành giáo dục

FileCloud đã là một phần đáng tin cậy và được yêu thích của nhiều trường đại học khác nhau trong nhiều năm nay, với một số tổ chức giáo dục tốt nhất trên thế giới sử dụng FileCloud.

Dưới đây là một số lý do tại sao FileCloud là lựa chọn ưu tiên của các tổ chức giáo dục đại học:

Chia sẻ file dễ dàng

FileCloud cung cấp cho người dùng trải nghiệm liền mạch và thân thiện với người dùng để chia sẻ file một cách an toàn và cộng tác dễ dàng. Chỉ với vài cú nhấp chuột, người dùng có thể chia sẻ file với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác, chuẩn hóa quy trình cộng tác và tăng năng suất. Giao diện trực quan đảm bảo rằng ngay cả những người có chuyên môn kỹ thuật hạn chế cũng có thể nhanh chóng nắm bắt được quy trình chia sẻ file, tiết kiệm thời gian và tài nguyên quý giá.

Không giới hạn người dùng ngoài tổ chức

Các trường đại học có thể mở rộng nhu cầu CNTT của mình mà không bị giới hạn nhờ tính năng “không giới hạn người dùng bên ngoài tổ chức” của FileCloud. Các tổ chức có thể cộng tác với nhiều người dùng bên ngoài nếu cần mà không phải chịu thêm bất kỳ chi phí nào. Tính năng này cho phép khách hàng sau đại học/cao học mở rộng phạm vi tiếp cận của họ và làm việc liền mạch với các đối tác, nhà cung cấp, cựu sinh viên và nhà tài trợ bên ngoài, từ đó thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh mà không cần phải đầu tư thêm.

Bảo mật toàn diện

FileCloud là một hệ thống cực kỳ bảo mật bằng việc sử dụng cơ chế mã hóa và các giao thức bảo mật tiên tiến, bảo vệ các tập tin nhạy cảm của tổ chức khỏi các truy cập trái phép và các mối đe dọa từ mạng. Với tính năng bảo vệ ransomware, tích hợp với phần mềm chống virus phổ biến và mã hóa AES 256-bit cho dữ liệu khi truyền và giao thức SSL cho dữ liệu ở trạng thái lưu trữ, FileCloud bảo vệ dữ liệu ngay từ thời điểm nó đi vào nền tảng.

Zero Trust File Sharing

Với tính năng Zero Trust File Sharing đầu tiên trong ngành, FileCloud cách mạng hóa cách thức các tổ chức chia sẻ file. Bằng cách áp dụng phương pháp “Zero Trust”, mọi yêu cầu truy cập file đều được xác minh kỹ lưỡng, bất kể vị trí hoặc thiết bị của người dùng. Lớp bảo mật bổ sung này giúp giảm thiểu nguy cơ vi phạm dữ liệu và đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có quyền truy cập vào các file quan trọng trong kinh doanh.

Chính sách lưu giữ

Tính năng Chính sách lưu giữ (Retention Policies) của FileCloud mang đến cho khách hàng sự linh hoạt trong việc xác định các quy tắc lưu giữ dữ liệu theo nhu cầu tuân thủ của họ. Người dùng có thể tự động giữ lại hoặc xóa đi các tập tin sau một khoảng thời gian nhất định, đảm bảo tuân thủ dữ liệu và giới hạn lưu trữ, chưa kể đến việc ngăn chặn việc vô tình làm mất thông tin cần thiết. Tính năng này cung cấp cho các trường đại học khả năng kiểm soát và tuân thủ tốt hơn các chính sách quản lý dữ liệu.

Tự động hóa quy trình làm việc

Bất kỳ ai, từ sinh viên đến giảng viên và nhân viên, đều có thể sử dụng tính năng Tự động hóa quy trình làm việc (Workflow Automation) drag-n-drop, no-code, của FileCloud. Điều này cho phép tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như phê duyệt và thông báo liên quan đến file, chuẩn hóa quy trình làm việc của nhóm và giảm các lỗi thủ công.

UX/UI thân thiện

Với giao diện dễ nhận biết, các tùy chọn drag-n-drop và các công cụ có thể tùy chỉnh, người dùng cảm thấy thoải mái với FileCloud chỉ trong giây lát và sẵn sàng bắt đầu chia sẻ, lưu trữ và cộng tác trên các file ngay lập tức.

Cổng thông tin tài liệu

Khách hàng sau đại học (Higher Ed) có thể cộng tác hiệu quả với các trường đại học, tổ chức nghiên cứu khác và thậm chí cả phụ huynh bằng cách sử dụng tính năng Document Portal của FileCloud. Dễ dàng tạo các portal với logo riêng, được bảo vệ bằng mật khẩu để chia sẻ file một cách an toàn.

Kết luận

Khi các tổ chức giáo dục tiếp tục tìm kiếm các giải pháp toàn diện để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của họ, FileCloud xuất hiện như một đối tác tin cậy với nền tảng giàu tính năng, an toàn và có thể mở rộng. Bằng cách chọn FileCloud, các trường đại học có thể duy trì tiêu chuẩn cao về cộng tác, chia sẻ file và bảo mật, khiến nó trở thành lựa chọn hoàn hảo để hỗ trợ nỗ lực học tập của họ trong nhiều năm tới.