Quản lý vòng đời của dữ liệu

Dữ liệu có mặt ở khắp mọi nơi. Và hơn bao giờ hết, mọi thứ đều được kết nối với nhau. Hiện giờ rõ ràng là dữ liệu đã vượt quá cấp độ của cái gọi là một dạng thông tin rời rạc. Dữ liệu của các công ty và tổ chức đã chuyển đổi thành một thứ “chảy” xuyên suốt hệ thống thông tin của cả tổ chức. Trong môi trường doanh nghiệp, dữ liệu di chuyển qua nhiều chiếc bàn làm việc và tạo ra nhiều quyết định trên nhiều phòng ban khác nhau.

Việc dữ liệu được mở rộng về số lượng trong những năm gần đây không phải là điều mới mẻ. Nó đã phát triển, nó vẫn đang phát triển và sẽ tiếp tục phát triển. Vì lý do này, Talend đã tuyên bố rằng việc mở rộng dữ liệu của chúng ta phụ thuộc vào chính chúng ta. Chúng ta là người sử dụng dữ liệu này. Chúng ta là những người quản lý, chúng ta là những nhân viên, chúng ta lăn quả bóng và chúng ta tiếp tục lăn quả bóng. Chúng ta chịu trách nhiệm về tình trạng dữ liệu của mình trong toàn bộ vòng đời của nó.

Các doanh nghiệp hiện đang phối hợp tốt hơn với SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ). Họ sử dụng các ứng dụng và biểu mẫu web, khai thác nhiều dữ liệu hơn từ các nền tảng này. Đồng thời, số người chấp nhận và sử dụng internet đang gia tăng trên toàn cầu. Điều này ngụ ý rằng nhiều người đang nhấp vào liên kết, chụp ảnh trong thời gian thực và điền vào biểu mẫu web, tất cả đều hướng đến cùng một điều: nhiều dữ liệu hơn. Hơn nữa, với sự ra đời của các thiết bị thông minh và Internet of Things, người ta có mọi thông tin trong tầm tay.

Tuy nhiên, với sự cải tiến mới hơn sẽ có nhiều vấn đề nổi lên hơn. Ý tưởng về khả năng truy cập vào nhiều dữ liệu trong vòng vài giây nghe có vẻ hấp dẫn; tuy nhiên, những thách thức về quản lý dữ liệu ngày càng chồng chất khi khối lượng dữ liệu tăng lên. Nghĩa là, nhiều dữ liệu hơn có nghĩa là, chi phí lưu trữ cao hơn, cần thêm nguồn lực để chuẩn bị và phân tích dữ liệu cũng như khả năng xảy ra tình trạng “chôn lấp dữ liệu” nếu các chiến lược chuyển đổi số phù hợp không được sử dụng vào đúng thời điểm. Đây là nơi chúng ta cần đánh giá lại tầm quan trọng của chu trình quản lý dữ liệu hiệu quả.

Vòng đời của dữ liệu

Vòng đời dữ liệu (Data Life Cycle), vòng đời thông tin hay bất kỳ cái tên nào chúng ta gọi nó đều có nghĩa giống nhau. Đó là toàn bộ khoảng thời gian mà một dữ liệu cụ thể tồn tại trong hệ thống thông tin của một công ty. Vòng đời Dữ liệu bao gồm toàn bộ các giai đoạn mà một dữ liệu cụ thể trải qua, bắt đầu từ thời điểm nó được tạo ra. Nó có thể được ví như vòng đời của một sinh vật, từ khi sinh ra cho đến khi còn thơ ấu, tuổi thiếu niên, tuổi trưởng thành và tuổi già. Tương tự, các đối tượng dữ liệu khác nhau sẽ trải qua một số giai đoạn trong vòng đời của chúng, trong thời gian tồn tại trong hệ thống thông tin.

Vòng đời quản lý dữ liệu là gì?

Quản lý vòng đời dữ liệu là một lĩnh vực đa dạng và đòi hỏi một số hình thức lưu trữ dữ liệu. Integrify định nghĩa quản lý vòng đời dữ liệu là các phương pháp thực hành hiệu quả hướng dẫn quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp – bắt đầu từ thời điểm tạo dữ liệu cho đến khi dữ liệu được lưu trữ, với mục đích duy nhất là đạt được tính toàn vẹn dữ liệu. Mặc dù hình thức và loại dữ liệu khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp, ý tưởng quan trọng và thuật toán hướng dẫn phương thức quản lý dữ liệu này vẫn giống nhau.

Quản lý vòng đời dữ liệu là cách tiếp cận phụ thuộc vào chính sách nhằm quản lý luồng dữ liệu hiện có trên một hệ thống thông tin cụ thể trong suốt vòng đời của dữ liệu, từ khi tạo đến khi lưu trữ và xóa. Tính toàn vẹn của dữ liệu trở nên không chắc chắn nếu các chính sách và biện pháp kiểm soát pháp lý này bị loại khỏi việc quản lý và sử dụng dữ liệu.

Theo TechTarget, vòng đời quản lý dữ liệu có thể được xem như một quy trình quản lý vòng đời tự động giúp sắp xếp dữ liệu thành các cấp độ khác nhau dựa trên các chính sách cụ thể. Quy trình này cũng tự động hóa việc di chuyển dữ liệu từ tầng này sang tầng khác tùy thuộc vào các chính sách đó. Một phần của điều này đòi hỏi các dữ liệu mới hơn và dữ liệu được sử dụng thường xuyên hơn sẽ được lưu trữ trên phương tiện nhanh hơn và phức tạp hơn, trong khi dữ liệu ít được ưu tiên hơn sẽ được lưu trữ trên phương tiện rẻ hơn.

Các giai đoạn quản lý vòng đời dữ liệu

Chiến lược quản lý vòng đời dữ liệu hiệu quả bao gồm các bước sau:

• Tạo dữ liệu

Bất kể phương tiện nào, người ta có được thông tin bằng cách này hay cách khác. Chúng ta nhận dữ liệu thông qua việc nhập liệu, thu thập dữ liệu từ các nguồn hiện có hoặc tín hiệu từ thiết bị khác nhau. Người dùng liên tục tạo dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc thông qua các thiết bị, ứng dụng, Internet of Things, máy móc và các phương tiện khác. Phương pháp thu thập dữ liệu phụ thuộc vào phương pháp tạo và loại dữ liệu.

Giai đoạn tạo dữ liệu biểu thị giai đoạn mà dữ liệu được đưa vào hệ thống thông tin cụ thể đó.

• Xử lí dữ liệu

Sau khi dữ liệu được đưa vào hệ thống, nó sẽ không kết thúc ở đó. Dữ liệu phải được xử lý để xác định luồng hành động tiếp theo. Có một số quy trình liên quan và việc chuẩn bị có thể rất biến động. Các hoạt động như tích hợp dữ liệu, xác thực dữ liệu và ứng dụng dữ liệu, cùng nhiều hoạt động khác, sẽ được thực hiện. Như vậy, vào cuối giai đoạn này, dữ liệu sẽ được định dạng lại, chuẩn hóa, tóm tắt và thậm chí được tăng cường.

• Phân tích dữ liệu

Khía cạnh này thậm chí còn thú vị hơn, bạn phân tích và giải thích dữ liệu của bạn. Bạn có thể duyệt qua và giải thích dữ liệu của mình, mặc dù điều này đòi hỏi một số hình thức phân tích. Những phân tích này có thể ở dạng phân tích thống kê, trực quan hóa bằng trí tuệ nhân tạo, mô hình hóa dữ liệu hoặc bất kỳ phương tiện nào khác.

• Lưu trữ dữ liệu

Bây giờ các giai đoạn trước đã được kiểm tra và thành công, bạn phải lưu trữ dữ liệu cho các mục đích trong tương lai. Dữ liệu phải được lưu trữ trong một môi trường ổn định, nơi nó được duy trì đầy đủ để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của nó. Trong giai đoạn này, dữ liệu được thực hiện thông qua một số quy trình, chẳng hạn như mã hóa, nén và chuyển đổi. Việc lưu trữ dữ liệu cũng đảm bảo các hệ thống luôn sẵn sàng để duy trì độ tin cậy và tính dự phòng của hệ thống. Và cũng để triển khai giải pháp khắc phục sau thảm họa.

• Công khai dữ liệu

Đây là thời điểm bạn thấy trước những khả năng cụ thể và đưa ra các quyết định cũng như phương pháp có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề này. Khi bạn chia sẻ thông tin bạn có được từ phân tích dữ liệu, dữ liệu của bạn sẽ cung cấp cho bạn giá trị kinh doanh thực tế. Dữ liệu chỉ có giá trị nếu một người dùng được duyệt có thể sử dụng nó theo ý muốn của họ.

Ở giai đoạn này, người dùng có thể truy cập và thay đổi dữ liệu khi cần thiết để phù hợp với hoạt động hàng ngày của mình. Hơn nữa, người dùng có thể thực hiện các chức năng khác liên quan đến dữ liệu như phân tích sâu hơn, làm việc chung, ý tưởng kinh doanh hoặc trực quan hóa. Việc chia sẻ và sử dụng dữ liệu có thể dẫn đến sự xuất hiện của dữ liệu bổ sung có thể được lưu trữ và xử lý. Về bản chất, giai đoạn này cho phép người dùng hoạt động hiệu quả.

• Lưu kho dữ liệu

Sau một thời gian dài hoạt động hiệu quả và hữu ích, dữ liệu sẽ trở nên ít liên quan hơn đến các hoạt động và quy trình công việc thường xuyên của tổ chức. Nó không hoàn toàn vô dụng. Nó vừa đi xuống về mức độ ưu tiên. Tại thời điểm này, dữ liệu có thể được lưu kho (archive) trong một hệ thống lưu trữ an toàn và tin cậy. Có thể là thiết bị vật lý hoặc trên web (lưu trữ đám mây).

Mặc dù vậy, dữ liệu vẫn có thể phải tuân theo các quy trình cụ thể (chẳng hạn như tuân thủ, báo cáo, phân tích, v.v.) tại một số điểm để đảm bảo rằng giá trị của dữ liệu không bị đe dọa. Dữ liệu lưu trữ phải được bảo mật hoàn toàn, giống như dữ liệu đang hoạt động. Để một kho lưu trữ hữu ích trong tương lai, bạn phải lưu giữ metadata của nó trong các bản ghi của mình.

• Xóa

Ngay cả những điều tốt đẹp nhất cũng sẽ kết thúc, bao gồm cả dữ liệu. Khi dữ liệu hết tuổi thọ và hoàn toàn vô dụng đối với hoạt động của tổ chức, nó có thể bị xóa vĩnh viễn. Tuy nhiên, việc xóa này phải được thực hiện một cách an toàn và phù hợp với các quy định hướng dẫn về bảo vệ dữ liệu.

Vòng đời dữ liệu sau đó sẽ quay trở lại giai đoạn đầu tiên từ giai đoạn cuối cùng.

Điều đáng nói thêm là khi nói đến lưu trữ và lưu kho dữ liệu, quá trình này có thể dễ dàng được tự động hóa và được đặt trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu. Storware Backup and Recovery cho phép bạn triển khai giải pháp như vậy cho dữ liệu đa định dạng.

Mục tiêu của quản lý vòng đời dữ liệu

Đây là một phần đáng kể của các doanh nghiệp hiện đại dựa vào dữ liệu. Nó nhắc đến việc áp dụng các kỹ thuật quản lý vòng đời dữ liệu hiệu quả nhằm đảm bảo tính bảo mật, khả năng truy cập và tính toàn vẹn của dữ liệu trong tổ chức. Unitrend khẳng định rằng ba mục tiêu chính của quản lý vòng đời dữ liệu là Bảo mật, Tính toàn vẹn và Tính sẵn sàng. Còn được gọi là bộ ba CIA.

• Tính bí mật

Các doanh nghiệp hiện đại sử dụng và chia sẻ một lượng lớn dữ liệu thường xuyên. Điều này làm tăng khả năng bị mất và sử dụng sai dữ liệu của họ. Do đó, tính bí mật và bảo mật của dữ liệu là điều cần thiết để bảo vệ thông tin được ưu tiên như kế hoạch kinh doanh, thông tin chi tiết về khách hàng, hồ sơ tài chính, v.v. khỏi các cuộc tấn công mạng và truy cập không mong muốn.

• Tính toàn vẹn

Khi dữ liệu được đưa vào hệ thống lưu trữ của tổ chức, nó sẽ được truy cập, sử dụng và chia sẻ giữa nhiều người dùng. Khi những người dùng này bắt đầu sử dụng dữ liệu này, họ có thể sẽ đưa ra những thay đổi và sửa đổi. Phương pháp quản lý vòng đời dữ liệu của tổ chức phải đảm bảo tính sẵn có của dữ liệu cho người dùng ở dạng chính xác và đáng tin cậy.

• Tính sẵn sàng

Tính toàn vẹn và bí mật của dữ liệu sẽ là vô ích nếu người dùng không thể truy cập dữ liệu khi cần đến. Tính sẵn sàng của dữ liệu là ưu tiên hàng đầu trong môi trường kinh doanh ngày nay. Chiến lược quản lý vòng đời dữ liệu hiệu quả phải đảm bảo người dùng được ủy quyền có quyền truy cập bất cứ khi nào có thể. Vì vậy mà hoạt động kinh doanh không bị cản trở.

Chiến lược quản lý vòng đời dữ liệu hiệu quả phải được sử dụng và duy trì để đảm bảo luồng dữ liệu mạch lạc trong tổ chức.

Nguồn Storware Blog